কভার লেটার লেখার উপায়

কভার লেটার কি ও কেন?

কভার লেটার বা চাকুরির আবেদনপত্র হচ্ছে মনে রাখার মত করে প্রতিষ্ঠানের কাছে নিজেকে তুলে ধরার হাতিয়ার। কভার লেটার আপনার ব্যক্তিগত উপযুক্ততাকে আকর্ষণীয়ভাবে তুলে ধরে, যা প্রতিষ্ঠানের প্রতিনিধির মনে আপনার সিভি পড়ার আগ্রহ জাগিয়ে তোলে।

এটি হচ্ছে আপনার এবং প্রতিষ্ঠানের মাঝে প্রথম সংযোগ । আপনার চেষ্টা থাকবে, যতটুকু সম্ভব নিজের দক্ষতা ও যোগ্যতা মনে রাখার মত করে উপস্থাপন করা যায়।

একটি কার্যকর কভার লেটারের কাঠামোতে তিনটি মৌলিক বিষয় অন্তর্ভুক্ত থাকবে-

১) মনে রাখার মত একটি শুরু।

২) প্রাসঙ্গিক কাজ ও সমাধানকৃত সমস্যার নির্দিষ্ট ও সুসংগঠিত বর্ণনা।

৩) পরবর্তী ধাপে আহবানের/ ডাকার অনুরোধ জানিয়ে একটি সংক্ষিপ্ত উপসংহার।

কভার লেটারে কি কি থাকবেঃ

আপনার সমগ্র ব্যক্তিজীবন ও কর্মজীবন এক পৃষ্ঠার কাভার লেটারে জায়গা হবেনা! আপনি কে এবং আপনি আবেদনকৃত প্রতিষ্ঠানে কি অবদান রাখতে পারবেন? এই দু’টো প্রশ্নের উত্তর নিয়েই আপনার কাভার লেটার তৈরি হবে।

প্রতিটি কভার লেটারে তিনটি প্রশ্নের উত্তর পাওয়া যাবে-

১) চাকুরির শর্তের সাথে আবেদনকারীর অভিজ্ঞতা কীভাবে মেলে

২) চাকুরির চাহিদার সাথে আবেদনকারীর দক্ষতা কীভাবে মেলে

৩) আবেদনকারী এই প্রতিষ্ঠানে কেন কাজ করতে চায়

কভার লেটারে তথ্যকে এমন ভাবে উপস্থাপন করতে হবে, যাতে প্রতিষ্ঠানের মনে হয় বিজ্ঞাপিত পদের জন্য আপনিই যথার্থ ব্যক্তি।

চাকুরির চাহিদার ভিত্তিতে কভার লেটার তৈরি করলে কভার লেটার থেকে এমন ফলাফল বের করা সম্ভব।

কাঠামোগত দিক থেকে একটি কভার লেটার নিচে উল্লেখিত বিষয়গুলো নিয়ে সাজাতে হয়।

১) যোগাযোগের তথ্যঃ

কভার লেটারের শুরু হবে প্রতিষ্ঠান ও আপনার যোগাযোগের ঠিকানা দিয়ে।

২) ভূমিকাঃ

আপনাকে প্রথমেই খুঁজে বের করতে হবে আপনি কাকে লিখছেন।

ডিয়ার স্যার/ম্যাডাম অথবা টু হোম ইট মে কনসার্ন  এই সম্বোধন বহুল ব্যবহৃত এবং কোন কোন সময়ে বিরক্তিকর।

চাকুরির বিজ্ঞাপনে, প্রতিষ্ঠানের ওয়েব সাইটে, লিংকডইন প্রোফাইল খুঁজে বের করার চেষ্টা করুণ নিয়োগ ব্যবস্থাপকের নাম।

আপনার পরিচয় দিন-

প্রথম অনুচ্ছেদেই বলুন আপনি কোন পদের জন্য আবেদন করেছেন এবং চাকুরির এই সুযোগটি সর্ম্পকে আপনি কোথায় জেনেছেন। অনুচ্ছেদের বাকী অংশে থাকবে আপনার মূল তথ্যগুলো। যেমন- ডিগ্রির নাম, পঠিত বিষয়, আপনার বিশেষ জ্ঞান ও দক্ষতা, প্রতিষ্ঠানের চাহিদার সাথে সংগতি রেখে আপনার ক্যারিয়ারের লক্ষ্য।

৩) নিজেকে যোগ্য করে দেখানোঃ

দ্বিতীয় অনুচ্ছেদটি হবে বিজ্ঞাপনে উল্লেখিত জব ডেসক্রিপশনের উপর ভিত্তি করে। এখানে আপনাকে বর্ণনা করতে হবে আপনার অভিজ্ঞতা, দক্ষতা, ও সামর্থ্য কীভাবে প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজন মিটাবে। এক্ষেত্রে জব ডেসক্রিপশন থেকে কিওয়ার্ড আপনাকে কভার লেটারে ব্যবহার করতে হবে।

প্রতিষ্ঠান কি কাজ করে, ইন্ডাস্ট্রীতে তাদের অবস্থান কি? ভবিষ্যতে তারা কি ধরণের কাজ শুরু করতে পারে- এই বিষয়গুলো আপনাকে খুঁজে বের করতে হবে।

তৃতীয় অনুচ্ছেদে থাকবে আপনি কীভাবে তাদের সাংগঠনিক কাঠামোর মধ্যে মানিয়ে যাবেন, প্রতিষ্ঠানকে কীভাবে সামনে এগিয়ে নিয়ে যাবেন এবং তাদের সাম্ভাব্য লক্ষ্য কীভাবে অর্জন করবেন- তার বর্ণনা।

৪) উপসংহারঃ

এই অনুচ্ছেদে আপনি প্রতিষ্ঠানকে জানিয়ে দেবেন, আপনি তাদের কাছে সাক্ষাৎকার দিতে আগ্রহী। তাদের সময় ও মনোযোগের জন্য ধন্যবাদ জানিয়ে কাভার লেটার শেষ করবেন।

কভার লেটার কীভাবে সাজাবেন?

মার্জিন থাকবে ১” – ১.৫” ইঞ্চি। অপ্রয়োজনীয় জায়গা খালি রাখা যাবেনা কিন্তু লেখা দিয়ে একদম ভর্তি করে ফেলা যাবেনা।

ফন্ট সাইজ ১২ এর নীচে না যাওয়াই ভাল। ফন্ট সাইজ ১২ এর নীচে হলে তা পাঠকের চোখে চাপ ফেলে।

পেশাদার ফন্ট ব্যবহার করা উচিৎ। প্রতিষ্ঠানের ওয়েব সাইটের ফন্ট ব্যবহার করা যেতে পারে। ফন্টের উপর ভিত্তি করে ফন্টের আকার পরিবর্তন হয়ে যায়।

সমগ্র কভার লেটারে একই ধরণের এলাইনমেন্ট ব্যবহার করা। তবে বাম এলাইনমেন্ট ব্যবহার করাই ভাল।

কি কি কভার লেটারে দেবেন, কীভাবে দেবেন?

নিজেকে একজন সমস্যা সমাধানকারী বলার চেয়ে কভার লেটারে দেখান আপনি একটি নির্দিষ্ট সমস্যা কীভাবে সমাধান করেছেন। সে সমস্যা সমাধানে আপনার কি কি দক্ষতা কাজে লাগাতে হয়েছে।

প্রতিষ্ঠানের উপর কভার লেটারের ভাষারীতি নির্ভর করে। ব্যাংকে যে ভাষারীতি ব্যবহার করবেন, সে ভাষারীতি বিপণন প্রতিষ্ঠানের ভাষারীতির চেয়ে আলাদা হবে।

আপনার জীবনে ব্যর্থতা, সংগ্রাম, ও সাফল্যের অনেকগুলো গল্প আছে। বিজ্ঞাপিত পদের জব ডেসক্রিপশনের উপর ভিত্তি করে আপনাকে ঠিক করতে হবে আপনি এখানে ঠিক কোন গল্পটা উপস্থাপন করবেন। যার মাধ্যমে প্রকাশ পাবে আপনার প্রয়োজনীয় অভিজ্ঞতা আছে, দক্ষতা আছে এবং আবারো সফল হবার জন্য মনের তাগিদ আছে।

এই গল্পের মাধ্যমে নিয়োগ ব্যবস্থাপক বুঝতে পারেন আপনার ব্যক্তিত্ব ও কাজের ধরণ। পদের চাহিদার বিপরীতে আপনার ভান্ডারে থাকা দক্ষতাগুলোর অবস্থা আপনাকে বুঝতে হবে। আপনাকে বের করতে হবে, কোন দক্ষতাগুলোতে আপনি আলোকপাত করতে চান এবং কোন দক্ষতাগুলো আপনি প্রতিষ্ঠানের কাছে প্রকাশ করতে চান।

সততাই সর্বোৎকৃষ্ট পন্থাঃ

কভার লেটারে অসততা কখনোই ভাল ফল নিয়ে আসেনা। আপনার যে দক্ষতা নেই তা আপনি দক্ষতা হিসেবে  উল্লেখ করলেন, সাক্ষাৎকারে সে দক্ষতা সর্ম্পকে জানতে চাইলে আপনার প্রতি প্রতিষ্ঠানের কি ধারণা হবে?

গতানুগতিক হবেন নাঃ

মজার বিষয় হচ্ছে এই কথাটাও গতানুগতিক! কিন্তু এই কাজটি সচেতনভাবে আপনাকে করতে হবে। পারলে ফরম্যাট একটু ভিন্নভাবে সাজাতে হবে। শব্দের বৈচিত্র্য আপনার কভার লেটারে ভিন্ন মাত্রা এনে দিবে।

শেষ কাজঃ

আপনাকে পরবর্তী ধাপে ডাকার মত  যুক্তি দেখিয়ে বা পরবর্তী ধাপে ডাকার আহবান জানিয়ে আপনার কভার লেটার শেষ করবেন। তাদের বলুন আপনি নিজের সর্ম্পকে আরও বিস্তারিত জানাতে চান। আরও বলুন তাদের সাথে সাক্ষাৎকার প্রদানে আপনি বিশেষভাবে আগ্রহী।

সংশোধন করাঃ

আপনাকে বার বার আপনার কাভার লেটার পড়তে হবে যদি কোন ভুল থাকে তা বের করে শুদ্ধ করার জন্য। বন্ধু, পরিবারের সদস্য – এদেরকে দিয়েও আপনার কভার লেটার পড়াতে হবে ভুল থাকলে তা সংশোধন করার জন্য।

আপনি আপনার কভার লেটারটিকে অন্যদের থেকে আলাদা করতে চাইলে দু’টো বিষয়ের সমন্বয় জরুরি –

১) অনন্য সাধারণ একটি কভার লেটার আপনার লাগবে যা আপনার ব্যক্তিত্বকে ফুটিয়ে তুলবে। এর মানে হচ্ছে একজন ব্যক্তি হিসেবে আপনার অর্জন, দক্ষতা, সামর্থ্য – এই সব কিছুই কভার লেটারে থাকতে হবে।

২) চাকুরির বিজ্ঞাপনের সাথে সরাসরি সর্ম্পকিত অভিজ্ঞতা ও দক্ষতা আপনাকে কভার লেটারে অন্তর্ভুক্ত করতে হবে।

আপনার কাভার লেটারটিকে অবশ্যই চাকুরির সাথে নিবিড়ভাবে সর্ম্পকিত হতে হবে। তবে আপনার যোগ্যতা, অভিজ্ঞতা, ও দক্ষতাকে এমনভাবে উপস্থাপন করতে হবে, যা আপনাকে একজন আলাদা ব্যক্তি হিসেবে চিত্রিত করে।

কৌতূহলোদ্দীপক একটি গল্প বলুন।

সবাই সুন্দর গল্প শুনতে ভালবাসে। চাকুরির বিজ্ঞাপনের সাথে মিল রেখে আপনার ক্যারিয়ারের এমন একটি গল্প বলুন যা আপনার কভার লেটারকে অন্যদের কভার লেটার থেকে আলাদা করে দেবে এবং যা তাদের স্মৃতিতে থেকে যাবে। আপনাকে এটা নিশ্চিত করতে হবে, গল্পটিতে বিজ্ঞাপনে যে দক্ষতা, অভিজ্ঞতা ও জ্ঞান চাওয়া হয়েছে তা যেন দৃশ্যমান থাকে।

আপনি এই প্রতিষ্ঠানের চাকুরি করার জন্য কেন বেছে নিয়েছেন? এই প্রশ্নের উত্তর আপনার কভার লেটারে থাকতে হবে। এমন হতে পারে এই প্রতিষ্ঠানের কাজের পরিবেশে আপনি আকৃষ্ট হয়েছেন, অথবা, আপনি ভাবছেন আপনার পেশাদার জীবনে উন্নতির জন্য এই প্রতিষ্ঠান ভাল হবে, কিংবা, আপনি যে ধরণের কাজ করতে পছন্দ করেন তা করার সুযোগ এই প্রতিষ্ঠানে আছে।

নিয়োগকর্তা কিংবা নিয়োগ ব্যবস্থাপককে তার নাম দিয়ে সম্বোধন করুণ। “ডিয়ার স্যার/ম্যাডাম” কিংবা “ইহা যার জন্য প্রযোজ্য” ব্যবহার করে সম্বোধন  একদম না পারতে করা উচিত। যাকে উদ্দেশ্য করে কভার লেটার লেখা হবে তার নাম আপনাকে খুঁজে বের করতে হবে। এ কারণে আপনাকে সময় ও শ্রম দু’টোই দিতে হবে। মনে রাখবেন, খুঁজে পেতে যত কঠিন হবে, অন্যদের ক্ষেত্রে নাম ব্যবহারের সম্ভাবনা ততই কমে যাবে। সেক্ষেত্রে আপনি এগিয়ে থাকবেন।

আপনার কভার লেটারটিকে দৃষ্টি নন্দন করে উপস্থাপন করতে হবে। একটু ভিন্নমাত্রায় কিন্তু প্রতিষ্ঠানের দর্শনের সাথে সংগতিপূর্ণ কভার লেটার তৈরি করতে হবে।

প্রতিটি কভার লেটার হবে অনন্য। একটি আরেকটির মত হবেনা। প্রতিষ্ঠান ও শিল্পের সাথে মিলিয়ে কভার লেটারের কাঠামো তৈরি করতে হবে। আপনি যে পদে আবেদন করছেন তার দক্ষতার সাথে মিলিয়ে কভার লেটার তৈরি করলে তা বেশ কার্যকর হয়।

আপনাকে কি ওয়ার্ড ব্যবহার করতে হবে। চাকুরির বিজ্ঞাপনে যে শব্দগুলো আপনার কাছে গুরুত্বপূর্ণ মনে হয়, যেমনঃ কোন দক্ষতা বা যোগ্যতা, সেগুলোকে কভার লেটারে ব্যবহার করতে হবে। এতে করে নিয়োগকারী তাদের চাহিদার সাথে আপনার দক্ষতা ও যোগ্যতার মিল খুঁজে পায়।

আপনাকে বোঝাতে হবে আপনি প্রতিষ্ঠানে কি অবদান রাখতে পারবেন। আপনার পূর্ববর্তী বা বর্তমান প্রতিষ্ঠানে আপনার বিভিন্ন অর্জন সংখ্যার মাধ্যমে প্রকাশ করে বোঝাতে হবে একই ধরণের সাফল্যের গল্প আপনি নূতন প্রতিষ্ঠানেও তৈরি করতে পারবেন।

কয়েকটি কভার লেটারের ফরম্যাট আপনাকে দেখতে হবে এবং বিশ্লেষণ করতে হবে। তাতে করে আপনি কীভাবে আপনার কভার লেটার তৈরি করবেন সে ধারণা আপনার পরিষ্কার হয়ে যাবে।

প্রতিষ্ঠানের ধরন অনুযায়ী আপনাকে কভার লেটারের ভাষা পরিবর্তন করতে হবে। ল’ ফার্মের কভার লেটারের ভাষা আর আইটি কম্পানির কভার লেটারের ভাষা  ভিন্ন হবে।

বার বার সম্পাদনা করতে হবে। বার বার প্রুফ রিডিং করে বানান ও ব্যকরণের ভুল বের করে শুদ্ধ করতে হবে।

কভার লেটারে কি কি বাদ দিতে হবে

১) বহুল ব্যবহৃত শব্দগুচ্ছ:

একটা সাধারণ মানের কভার লেটারে বেশ কিছু বহুল ব্যবহৃত শব্দগুচ্ছ থাকে। যেমন – “আমার সিভি দেখার সময় দেওয়ার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ”, “ আমার বিশ্বাস আমার দক্ষতাসমূহ আমাকে অন্যদের থেকে আলাদা করে তুলেছে” , এই বাক্যগুলো আপনার কভার লেটারের কোন ক্ষতি করবেনা কিন্তু আপনাকে বাড়তি কোন সুবিধাও দিবেনা।

আরও শব্দগুচ্ছ বা বাক্যাংশ যা কভার লেটার থেকে বাদ দেওয়াই ভাল –

ক) টু হোম ইট মে কনসার্ন

খ) আমি নিশ্চিত নই আপনার জানা আছে কিনা

গ) ডাইন্যামিক

ঘ) যোগাযোগ করতে কোন দ্বিধা করবেননা/ প্লিজ ফিল ফ্রি টু কন্টাক্ট

ঙ) গুরুত্বপূর্ণ

চ) স্ব-উদ্যোগী/সেলফ স্টার্টার, সামগ্রিক দৃষ্টিভঙ্গী/ডিটেইল অরিয়েন্টেড, আগাম চিন্তাকারী/ফরোয়ার্ড থিংকার

ছ) প্রকৃত অর্থে/রিয়েলি, সত্যিকার অর্থে/ট্রুলি , গভীরভাবে/ডিপলি

যারা কভার লেটার পড়েন, তারা এ ধরণের শব্দগুচ্ছ, বাক্যাংশ পড়ে পড়ে ক্লান্ত হয়ে যান। তার তাজা হাওয়া চান, যা তাদের কভার লেটার ও সিভি পড়তে আগ্রহী করে তুলবে।

২) অপ্রাসঙ্গিক তথ্যঃ

আপনার কভার লেটারে  অপ্রাসঙ্গিক তথ্য ব্যবহার করা যাবেনা। অপ্রয়োজনীয় তথ্য পাঠককে বিরক্ত ও বিভ্রান্ত করে তোলে। আপ্রাসঙ্গিক তথ্যের ভিড়ে অনেক সময় প্রয়োজনীয় তথ্যটি নিয়োগ ব্যবস্থাপকের নজর এড়িয়ে যায়।

৩) ভুলঃ

টাইপ, প্রিন্ট সর্ম্পকিত ভুল, বানানের ভুল, ব্যাকরণের ভুল,তারিখের ভুল, রেফারেন্সের ভুল- এই সবই পরিহার করতে হবে সচেতন ভাবে।

৪) সিভির ভাষা কপি করা/ তুলে দেওয়াঃ

কপি পেষ্ট করে সিভির ভাষা কভার লেটারে ব্যবহার করা যাবেনা। ভিন্ন শব্দ ব্যবহার করে, ভিন্ন বাক্যে কভার লেটার লিখতে হবে। কভার লেটার সংক্ষিপ্ত হবে, অর্থাৎ গল্পের শুরু করে দেবে। আপনার সিভি বিস্তারিত গল্প বলবে।

৫) “আমি” শব্দের বহুল ব্যবহারঃ

“আমি” , “ আমি বিশ্বাস করি”, “আমি পারি” ইত্যাদি শব্দ বা শব্দগুচ্ছের ব্যবহার একেবারে কমিয়ে আনতে হবে। নিয়োগ ব্যবস্থাপক জানেন, এই কভার লেটার আপনার।

৬) অন্য চাকুরিতে আবেদনের কথা বলাঃ

আপনি অন্য প্রতিষ্ঠানেও চাকুরির চেষ্টা করছেন, এ কথা কভার লেটারে কোনভাবেই উল্লেখ করা যাবেনা। আপনি প্রতিষ্ঠানকে বিশ্বাস দিতে চাইছেন এই চাকুরিটি আপনার দরকার, সেক্ষেত্রে অন্য চাকুরিতে আবেদনের তথ্য আপনার বক্তব্যকে হালকা করে দেয়।

অধিকাংশ ক্ষেত্রেই সবাই বুঝতে পারবে, আপনি একাধিক জায়গায় চাকুরির আবেদন করছেন। সেটা প্রকাশ না করাই বুদ্ধিমানের কাজ।

সিভি তৈরির বিস্তারিত জানতে পড়তে পারেন “সিভি ও রেজুমি তৈরির উপায়”

ই-মেইলে সিভি ও কভার লেটার পাঠানোর কৌশল জানতে পড়তে পারেন “ই-মেইলে কভার লেটার ও সিভি পাঠানোর উপায়”